El proceso de homologación de proveedores como herramienta de la optimización de costos y mejoramiento del servicio al cliente

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por Manuel Aranibar

Docente en el curso Gestión de almacenes y distribución física del Diplomado en Gestión Logística con SAP

El proceso de homologación de proveedores, se puede entender básicamente como la metodología de igualación de criterios y atributos que se deben cumplir para el ingreso de empresas proveedoras, de algún bien o servicio a nuestra cadena de suministro. Así mismo es una herramienta que con el apoyo de los directivos de la empresa, se logrará establecer KPI´s uniformes que nos permitirán tener un mejor control sobre nuestros proveedores.

El control de nuestros proveedores no es la única ventaja que obtenemos de una metodología como es el caso de la homologación, sino también podremos tener la tranquilidad de mantener relaciones comerciales más duraderas y con menos “esfuerzo”. Esto debido a que la relación cliente/proveedor será clara desde los conceptos de procesos, plazos de entrega, formas y tiempos de pago y por sobre todo calidad de sus productos. (1) (Hernández, 2019).

En la actualidad las empresas que manejan volúmenes, tanto de unidades como de flujos de dinero, en pos de tener una cadena de suministro eficiente, generan procesos de homologación a todos sus proveedores, sobre todo a aquellos que impactan directamente en el producto final que se ofrece a los clientes finales. El proceso para homologar a una empresa no es sencillo pues es mucho más exigente que un proceso regular de compra, ya que este no solo busca tener el mejor producto al menor precio, sino que busca una alianza estrategia cliente/proveedor. Es lo que llamamos socios estratégicos. (2) (Alfalla, 2017).

A priori en un proceso de homologación, es necesario generar las bases internas dentro de nuestra empresa para lograr que se tenga la metodología adecuada y que no falten atributos. Para ello podemos y/o debemos tener claro el “norte” de nuestra empresa y conocer nuestro core business. Es recomendable siempre validar esto con los directivos. Con la claridad de la misión y visión, es importante saber si el “know how” interno es suficiente para un proceso como este. En el caso de las empresas corporativas o transnacionales, se puede tomar los modelos de otros países de la región y adecuarlos con las regulaciones de nuestro país. Una solución viable para generar un buen proceso de homologación es tercerizar el proceso con empresas certificadoras. No es obligatorio. Esto es independiente a otras certificaciones que podría exigir las regulaciones sectoriales como por ejemplo las BPA (Buenas Prácticas de Almacenamiento) o las BPM (Buenas Prácticas de manufactura).

Una vez que tenemos la estrategia para poder tener internamente un proceso de homologación de proveedores, es importante realizar workshop´s internos para que todas las áreas de la empresa sepan cuáles son las nuevas reglas de esta metodología y como esto afectará a sus procesos y/o abastecimientos vigentes. Cabe recordar que, en las empresas de hoy tenemos “startups” en donde todo se da por medio del outsourcing, es mucho más importante el alineamiento de estos procesos para no tener que evadirlos o no cumplirlos pues sino se pierde el “espíritu” de todo este esfuerzo conjunto. No olvidemos mencionar los objetivos.

Por lo regular cuando se opta por tercerizar los procesos de homologación, lo cual es recomendable, se debe tener en cuenta que toda empresa que desee ingresar a trabajar con la nuestra, debe pagar este servicio. Es por ello que dentro de nuestras búsquedas debemos indicar claramente que una vez escogido el postor a una licitación, este deberá desembolsar para el pago de la certificación. Muchas veces primero el proveedor se homologa y luego participa.

De cara a nuestros proveedores, esto también les garantiza que la “inversión” que van a realizar por su certificación de homologación, es con visión a realizar transacciones en mediano y largo plazo y da una ventaja competitiva cuando se presenten a otros clientes que también realizan su propio proceso de homologación y en caso de tener una matriz de ponderación de atributos, hoy en día se califica también si el postor cuenta con certificaciones de este tipo.

Otros beneficios que obtiene nuestra empresa con esta metodología (3) (OBS 2019):

  • Calidad garantizada: todos los productos, bienes o servicios, ya vienen con un proceso preestablecido, el cual, gracias al ordenamiento interno de nuestra empresa, permite menor tiempo y esfuerzo de explicación. Esto hace que nuestros controles sean más rápidos teniendo un impacto positivo a nuestros Lead time.
  • Compromiso con el cuidado del medioambiente: tomar en cuenta que por regulación y porque es la tendencia correcta de cara a nuestro futuro, todas las empresas pensemos en nuestra cadena de suministro como “verde”. Esto también nos brinda una calidad que puede ser certificable y que va de la mano de la imagen corporativa que deseamos proyectar.
  • Seguridad: esto va de la mano a las certificaciones necesarias y regulatorias que deben tener todos los insumos que ingresan a nuestros procesos. Así mismo asegura que nuestros productos cumplirán con los estándares exigidos por nuestros consumidores finales.
  • Responsabilidad social: es una de las mejores partes de esta metodología, pues permite que nuestra empresa y proveedores compartan y cumplan con sus obligaciones para con sus colaboradores. Es más, podemos auditar que no solo los salarios sean adecuados, sino que aun va más allá; cuidar que las condiciones bio-psico necesarias para un buen trabajo digno.
Como todo proceso en donde existe la exigencia para el cuidado de nuestros consumidores, también existen los riesgos.
  • Tiempos: Una vez homologado el proveedor, si bien se puede tener un impacto positivo en el lead time comercial, previo a esto, es necesario guiar a las empresas postoras; pues el tiempo que les toma en certificarse puede afectar el primer ingreso del abastecimiento. Como norma no se debe recibir nada hasta que no se certifique.
  • Realidad país/sector: vamos a encontrar que, en muchos rubros o tipos de materiales, las empresas proveedoras no están interesadas con la homologación. Será necesario generar una estrategia alterna, utilizando un administrador de la compra certificado.
  • Costos: es correcto pensar que un proveedor podría alzar sus costos para soportar las nuevas exigencias. Es importante llegar a un justiprecio pues todo debemos pensarlo a mediano y largo plazo. Esto también ayuda a conocer al tipo de proveedor con el que se desea acompañar esta renovada sociedad.
Finalmente, este proceso está orientado a conseguir lo mejor de nuestros proveedores, tomando como centro la entrega del mejor producto a nuestros consumidores. La generación de sinergias necesarias en esta metodología dará paso a la mejor experiencia de consumo vista desde todo ángulo. Solo cumpliendo con los requerimientos y/o adelantándonos a los mismos, lograremos un consumidor identificado con nuestra marca y por, sobre todo, gracias a los impactos positivos, tendremos un área de Atención al cliente dedicado al acompañamiento y no solo al correctivo nacido de reclamos, incluyendo en este círculo virtuoso a las áreas de Compras y de Ciclo de Pedido, generando una adecuada Cadena de Suministro.

Referencias:
  1. Carlos Hernández White (2019). Gestión de Proveedores. 35-45
  2. Rafaela Alfalla Luque (2017). Gestión Estratégica de la Cadena de Suministro. 185-200
  3. https://www.obs-edu.com/int/blog-investigacion/operaciones/en-que-consiste-la-homologacion-de-proveedores. Chao, B., & Olivera, F. (2006). Error Reporting in Organizations. Academy of Management Review, 31(4), 1012-1030.

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